Hogyan ne tartsunk unalmas meetingeket

Amennyiben azt tapasztaljuk, hogy az általunk vezényelt meetingeket hosszú pislogások, és néha lebillenő fejek jellemzik, akkor valamit nem jól csinálunk. Íme egy kis iránymutatás, hogy miként tartsunk hasznos és produktív összejöveteleket. 

A meetingek sokszor fordulnak unalomban annak köszönhetően, hogy a csapat előtt álló vezető valójában céltalanul és mindenkit untatva tartja fel a társaságot ahelyett, hogy valóban ösztönző, produktív összejövetelt tartana, aminek valódi eredményei vannak, és nem csupán az emberek idejét rabolja.

Célok és tervek

John Spiro (Inc.com) szerint négyféle meetinget különböztethetünk meg, a következők szerint:

  • akció orientált meeting: időérzékeny problémákat old meg,
  • kreatív meeting: szabad lefolyású találkozó, ahol az új ötleteké a főszerep,
  • rövidtávú terveket kidolgozó meeting: a csapatmunkára, és a stratégiára alapoz,
  • hosszútávú terveket kidolgozó meeting: hosszútávú terveket és célokat kidolgozó találkozó, jellemzően vezetők részvételével.

Ami azonban biztos, hogy nincs két egyforma meeting, ahol ugyanazok lennének a célok, és a kitűzött feladatok, éppen ezért célszerű egy időbeosztást kidolgoznunk, ami figyelembe veszi, hogy a többieknek is csupán ugyanaz a 24 óra áll rendelkezésre egy nap, mint nekünk.

Coworkers Getting Bored At Presentation In The Office

Körültekintően gondold át a hierarchiát és a szabályokat

A céges kultúrától függően mindig célszerű kijelölni egy személyt, aki meghatározott vezetői szerepet tölt be, így a meeting sokkal hatékonyabbá válhat, de az is előfordulhat, hogy a kevésbé hierarchikus környezetben jobban teljesít a csapatunk, tehát mindenképpen ismernünk kell az embereinket, és tudni, hogy szükségesek-e számukra az egyértelmű instrukciók, vagy akkor teljesítenek jobban, ha szabad kezet kapnak. Vezetőként a csapat tagjainak személyiségével is tisztában kell lennünk, mert csak így leszünk képesek olyan meeting levezetésére, ahol kellőképpen ki tudjuk használni a képességeiket. Fontos továbbá, hogy vezetőként hová ülünk, mert a hierarchikus megközelítésben értelemszerűen az asztalfő kell, hogy a miénk legyen, de ha azt kívánjuk, hogy a csapatunk tagjai ne érezzék a vezetői nyomást, akkor valahol a középtájon foglaljunk helyet.

bored meeting1

Legyél felkészült, és készítsd fel a csapatod is

Bármilyen gondos legyen is a tervezés, az még nem garancia arra, hogy a meeting sikeres lesz, kivéve, ha a résztvevők maguk is felkészültek, éppen ezért osszunk meg az összejövetel előtt minden olyan segédanyagot, melyet a meeting érintettjei előre átnézhetnek, és egyértelművé válik számukra, hogy mit várunk tőlük. Ha azt akarjuk, hogy a résztvevők segítsenek kidolgozni a megfelelő stratégiát, vagy kialakítani a jövőképet, akkor időben biztosítani kell számukra az összes szükséges információt, mert ez mindenki számára fontos, legyen az vezető, vagy beosztott, mert csak így lehetünk hatékonyak.

Röviden így lehetne összefoglalni azt, hogy miként tarthatunk értelmes meetingeket, és mivel alapozhatjuk meg, hogy valóban célt érjen az ülés, ne csak bóbiskoló kollégákkal próbáljunk értelmetlen farkasszemet nézni.

 

Kategóriák: Cégvezetés

Tagek: ,,